Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

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Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

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Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais:

Gestão de Notas Fiscais: os 6 piores (e mais perigosos) erros cometidos:

As Notas Fiscais deixaram de ser um simples “pedacinho de papel oferecido quando comprava-se algo”, com evolução da NFe (Nota Fiscal Eletrônica), elas passaram para o status de “dedo duro” de sonegadores, fraudadores de impostos e empreendedores/ contadores desinformados. Para provar nossa tese, elaboramos “6 erros” cometidos com as Notas Fiscais que estão custando muito dinheiro no bolso de milhares de empresários, cabe você avaliar sua estrutura organizacional (Contábil, Fiscal, Financeira, Logística) pois é MUITO provável que você talvez involuntariamente esteja cometendo esses erros sem ao menos saber os risco que está correndo.

Então lhe convido para que leia e depois me diga se a Gestão de Notas Fiscais na sua organização estão cem por cento (100%) gerenciada corretamente!

Conceito de Notas Fiscais Eletrônicas e Emissão:

As notas fiscais superaram os conceitos de “um mero papel que eu recebo quando comprar algo”, ou “recibo” que serve somente para sabermos quanto de impostos estamos pagando. Com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), o documento quando emitido é armazenado digitalmente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias no País (Território Nacional), ou prestação a de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e).

Mas afinal: Quais outras utilidades tem esse documento fiscal possui?

Muitos empreendedores cometem o triste erro de enxergar a gestão de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) simplesmente como um empecilho burocrático e desconhecem seu imenso potencial de fornecer informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, informações estas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos (e potencialmente dispendiosos) trabalhos com a contratação de consultorias especializadas especialmente de empresas de auditorias denominadas Big Four.

Reunimos aqui alguns e mais comuns erros cometidos por empresas quando o assunto são as NFe e sugestões de como passar a acertar daqui para frente para evitar transtornos futuro que podem pesar no bolso!

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

1 - Salva-guarda de notas fiscais eletrônicas arquivos XML:

Salva-guarda de Notas Fiscais Eletrônicas:

Não armazenar os arquivos XMLs de documentos fiscais, como determina a atual legislação fiscal e tributária. Sempre que ocorrer uma transação comercial relacionada a compra ou venda, as partes envolvidas dificilmente esperam que essa relação irá terminar em problemas e dores de cabeça entre eles. Por esse motivo, é raro encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais em acervo disponível para serem apresentados quando exigidos em um processo de fiscalização ambíguo.

A empresa que vende, se não armazenar as notas fiscais da forma corretamente será ainda mais grave! Afinal, segundo a legislação fiscal e tributária brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos de forma cronológica, sequencial, ordenada, cujo prazo em que a dívida prescreve e empresas e o Governo já não podem mais cobrar dívidas atrasadas.

Além disso, não armazenar as notas fiscais pode acarretar multas pesadas para as organizações que podem ultrapassar o valor de Mil Reais (R$1.000,00) por documento perdido ou XML de Nota Fiscal não apresentada durante um processo de fiscalização.

Sua empresa está correndo atrás de XMLs das Notas Fiscais?

Podemos lhe orientar quanto as NFe emitidas contra o seu CNPJ diretamente da Secretaria da Fazenda baixando os arquivos XMLs das NFe para que sua empresa tenha as NFe como um processo interno e rotina mensal de fechamento na sua organização.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

2 - Achar que a DANFE papel impresso é a nota fiscal:

Achar que a DANFE ou o Papel Impresso é a Nota Fiscal:

Uma confusão muito comum entre os empresários. O papel impresso é simplesmente uma versão simplificada da NFe, denominada DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica), que tem todas as informações resumidas e dados presentes descritos na nota fiscal que não é uma nota e não possui validade jurídica.

A verdadeira Nota Fiscal Eletrônica NFe é o arquivo digital com a extensão XML, que foi assinado digitalmente e autorizado pela Secretarias Estaduais de Fazenda serem emitidas, porém, o DANFE é importante instrumento que desempenha a função de representar a emissão da nota fiscal em caso de contingência, provar o valor das mercadorias (produtos) em circulação, por exemplo em caso de acionamento de seguro que comprove a origem de produtos durante uma fiscalização de transporte e armazenamento.

Por esse motivo, é bastante comum confundir a emissão da DANFE com a NFe em si, pois ainda existem muitas dúvidas acerca deste assunto por parte de empresários, empreendedores e não contadores, por isso elaboramos também um artigo com as 10 dúvidas mais comuns sobre emissão da DANFE.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

3 - Não armazenar as NFe de modo cronológico, ordenado:

Não armazenar as NFe de modo apropriado:

Não armazenar as NFe de modo cronológico, ordenado e sequencial. Perigosíssimo essa situação: É uma obrigação fiscal exigida de qualquer empresa para armazenar todas as Notas Fiscais Eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de 5 anos mais (1) o ano corrente, segundo a atual legislação, dependendo da sua versão e conteúdo, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis envolvendo pequenas divergências ou inconsistências de dados que podem render multas de até mil reais por documento emitido.

Caso ocorra uma determinada fiscalização na sua empresa e esses arquivos não sejam apresentados, as multas podem passar de R$1.000,00 por documento perdido e reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos.

Já pensou em fazer a consulta e armazenamento de seus documentos fiscais automaticamente?

Saiba como é possível através de uma plataforma de gestão de Notas Fiscais conectada diretamente com a Secretaria da Fazenda para ser armazenda em nuvem ficando a disposição sempre que solicitado.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

4 - Não arquivar os documentos de forma organizada:

Não arquivar os documentos de forma organizada e segura

Imagine que você guarde todos os arquivos de NFe em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em junho de 2014? Se você tiver organizado as informações em pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos para descascar e acredite, o auditor fiscal não está nem um pouco interessado em saber de seus problemas e ponto final, não adianta insistir ou se desculpar.

O ideal é que sua companhia tenha todo o armazenamento (acervo) de documentos de notas fiscais tanto de entrada como saída até mesmo para ser visualizada em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que lhe proporcione acesso rápido á todas as suas suas notas fiscais num simples clique. Isso reduz a dependência de incertezas como e-mails para receber seus arquivos XMLs e trabalhar com maior agilidade e praticidade na sua empresa.

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

5 - Esperar pelo fornecedor para receber a nota fiscal:

Esperar pelo fornecedor para receber a nota fiscal anexada através de e-mail:

Ai está outro grande problema, depender exclusivamente de seus inúmeros fornecedores para recebimento de arquivos XML é uma péssima ideia. Por exemplo, caixas de e-mail lotam com frequência e se perdem com tantos Spams, o emissor se esquece de enviar o documento e, não raro, esse arquivo pode nem ter sido enviado para o endereço de eMail correto, ou alterado o endereço de eMail de recebimento etc. Em suma, a empresa não recebe a nota e perde um documento fiscal importante seja ele de entrada ou saída de mercadorias e serviços.

Serviços específicos para gestão de NFe representam uma melhor solução pois monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a emissão, garantindo que qualquer documento emitido a favor da sua empresa seja verificado, conferido e validado, evitando, inclusive, riscos fiscais com a eventual emissão de notas frias, fraude que soma 124 milhões somente no Estado de São Paulo.

Sem considerar o tempo que a sua equipe se dispende consultando notas fiscais manualmente e forem emitidas 100 notas por dia/ semana ou mês, equivalem à inúmeras horas mensais dedicadas apenas às consultas de Notas Fiscais. Considerando o SLT (Salário Liquido Total) base de R$ 3 mil, são ao menos R$ 750,00 de honorários daquele contador aplicados apenas na consulta manual das notas. O dinheiro pago não é usado numa operação mais complexa de profissionais. Então pare de perder tempo consultando Notas Fiscais, automatize seu processo e toda a gestão financeira na sua organização.

Caso você precise de informações como essa com frequência, para ficar sempre atualizado, converse regularmente com o seu contador:

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

6 - Não verificar a validade jurídica de arquivos XMLs:

Não verificar a validade jurídica de arquivos XMLs que você recebe e tenha a salva-guarda:

Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança:

a) Sua Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade emissora da nota;

b) E o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda, órgão responsável. Somente confirmando essas informações é que você consegue garantir a veracidade daquela nota fiscal e saber se ela é ou não verdadeira.

A principal função da DANFE é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).

Dicas de Erros Cometidos com Notas Fiscais

7 - Separamos então mais um Bônus para você:

Separamos então mais um Bonus para você que chegou até o final da leitura:

Pensar ou achar que a Gestão Financeira, Fiscal, Contábil e Tributária relacionada a NFe se baseia em salva-guarda de notas fiscais para simplesmente evitar multas, fiscalizações e para a contabilidade fazer seu trabalho é um grande engano, as Notas Fiscais eletrônicas são extremamente ricas em informação – tem muito mais dados que você possa imaginar na DANFE – e eles podem ser utilizados para o bem comum da sua empresa, guiando suas decisões gerenciais (Tomada de decisão) entre os acionistas.

Por exemplo, uma empresa de medicamentos pode verificar em tempo real (real-time) a validade de um lote de produtos, (o que de fato resulta em economia financeira significativa de tempo e mais agilidade nos processos desde a compra de insumos, até a substituição de mesmos nas gôndolas).

Nos campos das notas fiscais é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP, por exemplo. É possível gerar relatórios auxiliares e planilhas com todas as informações necessárias existentes nas notas fiscais que desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, top tem customers, Vendors entre outros.

Sua empresa está atrás de XMLs das Notas Fiscais?

Tenha as suas NFe emitidas contra o seu CNPJ direto da Secretaria da Fazenda, baixe os XMLs em rotinas mensais das NFe e tenha suas NFe sem complicações para sua salva-guarda. distribuindo nas informações em uma linha atenua de tempo é possível entender como os preços por unidade, litro, KG ou peso estão variando ao longo de meses ou ano.

A empresa precisa controlar o seu negócio com eficiência, se quiser sempre aumentar lucros e a qualidade no trabalho de seus funcionários. Caso contrário, seu negócio pode perder uma oportunidade de crescimento porque você não conseguiu moldar uma estratégia rapidamente.

Nas NFe transportadas você pode levantar os custos envolvidos através de livros fiscais que tem como transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte.

Além disso, ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais vocês mais utilizam, por custo, por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo com seus clientes e fornecedores, também calcular comissões sobre vendas para seus vendedores e representantes comerciais na empresa.

Integrar informações financeiras envolvendo bancos nos envios de empresas para pagamentos e recebimentos (Remessa/ retorno) diariamente e gerar demonstrativos financeiros consolidados ou mesmo individualizados e compreender seus indicadores financeiros, demonstrativos e balancetes para tomada de decisão.

Não tenho dúvida que você, cometa esses tipos de erros na sua organização.

Afinal, se você não possui um contador experiente a favor da sua empresa ou tenha alguma dúvida sobre Gestão de Notas Fiscais, atividades financeiras e gestão de documentos e necessita de uma solução imediata. Entre em contato com o Contador Independente.

FACILIDADE

WORKFLOW

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CONTAS A PAGAR

As contas a pagar são obrigações assumidas pela empresa, que devem ser liquidadas nas datas de vencimento.

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Geralmente, as empresas trabalham com vendas a prazo. Com isso se tornam competitivas e realizam mais vendas.

CONTROLE DE CAIXA

Para financiar a continuidade das operações necessita de recursos, sendo que o caixa esteja disponível a favor da empresa.

CONTROLE DE BANCOS

Assim como o caixa, quando a empresa possui saldos em contas de bancos, poderá utilizar os recursos captados.

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The Brazilian Government Political Structure

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HOW TO INVEST IN BRASIL WITHOUT CONCERNS?

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The Brazilian Government Political Structure.
The Brazilian Political Structure

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The Brazilian Political Structure Brazil is a Federative Republic with broad powers granted to the federal government, quite different from the US federal system. The presidential system was established by the federal Constitution, and the government of the country is separated into three independent branches: executive, legislative and judicial.

The President is elected by direct vote for a four-year term (reelection for one additional term being permissible) and stands as the chief of the executive branch. The executive branch’s powers include the right to appoint ministers of state as well as key executives to selected administrative and political posts.

Welcome to our webpage:

The legislative branch is composed of the federal Senate and the House of Representatives. The country is divided administratively into 26 states plus the federal District of Brasília. Each state is entitled to elect three members to the Senate, while members of the House of Representatives are elected proportionately, based on state population.

The judicial branch consists of the Supreme Court, the Superior Court of Justice and a network of lower federal and state courts. At the state level, the executive branch consists of governors, elected for a four-year term (with the possibility of reelection). The legislative branch consists of state representatives, also elected for a four-year term.

Finally, at the municipal level, the executive branch consists of mayors, who are elected for a four-year term (reelection also being permitted). The legislative branch consists of city representatives, also elected for a four-year term.

We welcome questions and comments from Entrepreneurs interested to make investiments in Brazil.

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INVESTMENT

Brazil is currently ranked as the world’s eighth largest economy and is considered to be among the most desirable countries in the world for foreign direct investment.

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TAX SYSTEM

Brazil constitution allocates taxing rights between federal government, states, municipal and encompasses taxes, improvement fees, contributions & compulsory loans.

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LABORHOOD LAWS

Brazilian employment conditions are regulated and governed by the rules provided by the federal Constitution, the Consolidation of the Labor Laws “CLT” and Sindicates.

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RENTAL PROPERTY

The Urban Land and Building Tax (IPTU) is assessed on ownership and possession of urban properties. IPTU is assessed annually on the value of the real property.

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Controle de Caixa para financiar a continuidade das operações, a empresa necessita de recursos, sendo que o caixa é o item que está disponível para a empresa no exato momento, não necessitando de espera para que se torne disponível diariamente todas as operações de entradas e saídas de dinheiro no caixa, e apurado o saldo respectivo. O saldo compõe-se do disponível em caixa e bancos. O controle do caixa é importante, pois ajuda a fornecer informações para apuração dos custos/despesas, vendas e estoque, contribui para controlar e analisar despesas, controla o movimento de entrada e saída de dinheiro da empresa.

Controles Financeiros:

Veremos os detalhes desses controles que formam os módulo financeiro. Além deles veremos um complemento para o setor financeiro: a troca de arquivos com os bancos, o conhecido EDI Bancário. Para organizar todas as contas assumidas de modo que não fique nenhuma no esquecimento, causando transtornos, deve-se elaborar controles que informem os totais a pagar, obedecendo ao seu vencimento, podendo, assim, quando enfrentar dificuldade financeira, estabelecer prioridades e tentar negociar com os outros credores. Dentre os controles financeiros podemos citar os seguintes:

  • Controle de contas a pagar;
  • Controle de contas a receber;
  • Controle de caixa e bancos;
  • Fluxo de caixa;
  • Conciliação bancária;
  • Controle de tesouraria;

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Micro Empreendedor Individual – MEI: Daniel Oliveira, Contador, Pós-graduado em Controladoria e Gestão e MBA International Accounting pela Fundação Comércio Álvares Penteado, (FECAP), durante minha trajetória profissional atuei em empresas de grande porte como Ernst & Young e PriceWaterHouseCoopers, alcançou posição de Gerente de Controladoria aos 36 anos de idade em empresa industrial multi-nacional alemã, hoje sócio (Contador-Independente) e mais de 20 anos de atuação na área de contabilidade habilidades em serviços de back-office em consultoria, assessoria e gestão fiscal, tributário, comercial, financeiro atuando de forma direta realizando configuração (implantação) de sistemas ERP’s e metodologia orçamentária incentivando (promovendo) a cultura organizacional para empresas no terceiro setor (Industria, comércio e serviços) de pequeno, médio e grande porte nacional e multinacional (Brasil/ América Latina/ EUA e Alemanha).

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A EFD-Contribuições é a Escrituração Fiscal Digital da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Previdenciária sobre a Receita.

Exportação de dados para SPED ICMS/IPI no Bling

Sped Fiscal é o nome dado ao processo de escrituração digital da Receita Federal chamado internamente de EFD (Escrituração Fiscal Digital). Com ele, a Receita Federal e os órgãos fazendários estaduais receberão dos contribuintes todas as informações que precisam sobre a apuração de ICMS e IPI.24 de set de 2012

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7. Planos e pacotes


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CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO BLING

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PACOTES E PLANO MENSAL:

NOTA: NÃO ESTÃO INCLUSOS NOSSOS SERVIÇOS DE IMPLANTAÇÃO, HONORÁRIOS DE SETAP DESPESAS DE DESLOCAMENTO COMO PASSAGENS, HOTÉIS, VIAGENS, PEDÁGIOS, COMBUSTÍVEL, SEDEX ETC.

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Cronograma de Implantação de Sistema de Gestão ERP


UTILIZE AS IMAGENS PARA REDIRECIONAMENTO E INFORMAÇÕES. 

Materiais auxiliares que pode ajuda-lo nas parametrizações e configuração no Sistema de Gestão ERP

Experimente o ERP Bling Até 90 dias Grátis!

CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

CONTEÚDO

SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA

VÍDEO DECLARAÇÃO SPED

CURSO PRÁTICO DE TRIBUTOS

COMBATE A INADIMPLÊNCIA

TABELA MATRIZ DE CFOP

CONTEÚDO

PLANO DE CONTAS COMENTADO

ESCRITURAÇÃO LIVRO LALUR

HABILITAÇÃO RADAR SISCOMEX

CURSO DE EXCEL AVANÇADO

PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO

CONTEÚDO

TRANSFER PRICING RULES

CONTABILIDADE NÃO CONTADORES

CHECK LIST DE FECHAMENTO

CHECK LIST PRÁTICO ISO 9001

Implantação

Sistema, Implantação Sistema

Gestão, Implantação Sistema Gestão

ERP, Implantação Sistema Gestão ERP

Financeiro, Implantação Sistema Gestão ERP Financeiro
Fiscal, Implantação Sistema Gestão ERP Financeiro Fiscal

Saiba como Implantar o Sistema de Gestão ERP Bling na sua empresa para emissão de nota fiscal e Escritório de Contabilidade, Assessoria Contábil, Assessoria fiscal e Folha de Pagamento para Acre AC, Alagoas AL, Amapá AP, Amazonas AM, Bahia BA, Ceará CE, Distrito Federal DF, Espírito Santo ES, Goiás GO , Maranhão MA , Mato Grosso MT, Mato Grosso do Sul MS, Minas Gerais MG, Pará PA, Paraíba PB, Paraná PR, Pernambuco PE, Piauí PI, Rio de Janeiro RJ, Rio Grande do Norte RN, Rio Grande do Sul RS, Rondônia RO, Roraima RR, Santa Catarina SC, São Paulo SP, Sergipe SE, Tocantins TO e Campinas SP, São Paulo SP, Americana, Artur Nogueira, Cosmópolis, Engenheiro Coelho, Holambra, Hortolândia, Itatiba, Jaguariúna, Morungaba, Nova Odessa, Paulínia, Pedreira, Santa Bárbara d’Oeste, Santo Antônio de Posse, Valinhos, Vinhedo SP.

 ERP Bling

Vídeo Prático de Escrituração Contábil ECF

Vídeo Prático de Escrituração Contábil ECF

Vídeo Prático de Escrituração Contábil ECF

Vídeo Prático de Escrituração Contábil ECF

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) foi instituído pelo Decreto no 6.022, de 22 de Jan de 2007, que o definiu da seguinte maneira:

“Instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.”

O projeto SPED tem como objetivos principais:

• Promover a integração dos fiscos, mediante a padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, respeitadas as restrições legais de acesso;

• Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes, com o estabelecimento de transmissão única de distintas obrigações acessórias de diferentes órgãos fiscalizadores; e

• Tornar mais célere a identificação de ilícitos tributários, com a melhoria do controle de processos, a rapidez no acesso às informações e a fiscalização mais efetiva das operações.

AS PRINIPAIS VANTAGENS SPED CONTÁBIL – Escrituração Contábil Digital

A Escrituração Contábil Digital – ECF é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped. Seja um profissional bem preparado para o mercado de trabalho.


Vídeo Prático de Escrituração Contábil ECF

CONTEÚDO SPED CONTÁBIL ECF:

Vídeo Prático de Escrituração Contábil ECF.

Download e Entrega Imediata:

Acompanha e-Book com “Planilhas Excel Editável” e pré formatada para elaboração das demonstrações financeiras lei 6.404/76 e alterações da lei 11.638/07:

PÚBLICO INTERESSADO:

Contadores, advogados, consultores, auditores, economistas, estudantes técnicos, universitários e empresários em geral.

a) Vídeo para Escrituração Contábil ECF.
b) Plano de Contas Comentado
c) Plano Referencial Comentado
d) Balanço Patrimonial
e) Demonstração de Resultados
f) Mutação do Patrimônio Líquido
g) Fluxo de Caixa (Direto/ Indireto)
h) Demonstração de Valor Adicionado
i) Indices de liquidez
j) Contabilidade Gerencial (Budget Vs Actual & Forecast)


CONTEÚDO SPED FISCAL ECD:

Vídeo Prático de Escrituração fISCAL ECD.

Download e Entrega Imediata:

Acompanha e-Book com “Planilhas Excel Editável” e pré formatada para elaboração das demonstrações financeiras lei 6.404/76 e alterações da lei 11.638/07:

PÚBLICO INTERESSADO:

Contadores, advogados, consultores, auditores, economistas, estudantes técnicos, universitários e empresários em geral.

a) Vídeo para Escrituração Contábil ECF.
b) Plano de Contas Comentado
c) Plano Referencial Comentado
d)
e)
f)
g)

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